Pobl yn derbyn eitemau a ddarganfuwyd
Diffiniwch pwy all dderbyn eiddo, pa wybodaeth maen nhw'n ei chofnodi, sut mae eitemau'n cael eu labelu a ble maen nhw'n cael eu gosod cyn eu trosglwyddo'n ddiogel.
Complete Lost Property Service
Templed polisi eiddo coll
Defnyddiwch y fframwaith hwn i greu neu adolygu polisi eiddo coll eich sefydliad. Disodli penderfyniadau braced gyda gofynion lleol cymeradwy.
Canllawiau gweithredol yw'r templed hwn, nid cyngor cyfreithiol. Cael adolygiad cyfreithiol, diogelu data, yswiriant ac adolygiad sector priodol cyn cymeradwyo.
1. Pwrpas a chwmpas
Nodwch pa safleoedd, timau, contractwyr, ymwelwyr a chategorïau eitemau y mae’r polisi’n eu cynnwys, ynghyd ag unrhyw eithriadau neu lwybrau dwysáu gorfodol.
- Perchennog polisi: [rôl neu adran]
- Safleoedd a gweithrediadau a gwmpesir: [rhestr neu gwmpas]
- Dyddiad dod i rym a dyddiad adolygu: [dyddiadau]
2. Rolau a chyfrifoldebau
Perchennog y broses
Enwch y rôl sy'n atebol am reolaethau storio, ansawdd cofnodion, hawliadau, eithriadau, archwiliadau, penderfyniadau cadw a throsolwg darparwr.
Trinwyr awdurdodedig
Cyfyngu mynediad i bobl hyfforddedig a dogfennu sut mae mynediad yn cael ei ganiatáu, ei adolygu a'i ddileu.
3. Cymeriant a chofnodi
- Neilltuo cyfeirnod unigryw heb ddatgelu gwybodaeth bersonol ddiangen ar y label allanol.
- Cofnodwch y dyddiad, amser, lleoliad a ddarganfuwyd, disgrifiad cyffredinol, cyflwr a chydweithiwr sy'n derbyn.
- Cofnodwch drosglwyddiadau a chyfeiriadau selio neu gynhwysydd lle y'u defnyddir.
- Defnyddiwch lwybr uwchgyfeirio ar wahân ar gyfer arian parod, arfau, eitemau anghyfreithlon a amheuir, meddyginiaethau, dogfennau adnabod a dyfeisiau cynnal data.
4. Storio a thrin diogel
- Storiwch eitemau mewn man rheoledig sydd wedi'i ddiogelu rhag mynediad heb awdurdod, colled, difrod a gwylio achlysurol.
- Gwahanwch eitemau gwerthfawr, sensitif, peryglus neu eitemau sy'n dwyn data yn ôl risg.
- Peidiwch â chwilio, datgloi na chyrchu cynnwys dyfeisiau electronig i adnabod perchennog.
- Diffinio gwiriadau stoc cyfnodol a chynnydd anghysondebau.
5. Gwirio hawliadau a pherchnogaeth
- Gofynnwch i hawlwyr am fanylion nad ydynt yn gyhoeddus a all wahaniaethu'n rhesymol rhwng eu heitem.
- Cofnodwch y penderfyniad dilysu a'r person awdurdodedig sy'n rhyddhau'r eitem.
- Osgoi casglu mwy o wybodaeth hawlwyr nag sydd ei angen mewn gwirionedd gan y broses.
- Diffinio uwchgyfeirio ar gyfer hawliadau sy'n destun anghydfod, hawliadau amheus neu annigonol.
6. Dychwelyd, cadw a gwaredu
- Dogfennu dulliau casglu a dychwelyd negesydd cymeradwy, gwiriadau hunaniaeth a chofnodion rhyddhau.
- Defnyddiwch amserlen gadw gymeradwy yn ôl categori eitem yn hytrach na chadw popeth am gyfnod amhenodol.
- Cofnodi awdurdod gwaredu, dull, dyddiad a chanlyniad, gyda llwybrau arbenigol ar gyfer eitemau sensitif.
- Cadwch gofnodion eitem a hawlwyr dim ond am y cyfnod dogfenedig sy'n ofynnol at y diben a nodir.
7. Monitro ac adolygu
- Traciwch nifer yr eitemau, canlyniadau hawlio, amser dychwelyd, eithriadau storio, cwynion ac anghysondebau.
- Archwilio sampl o gofnodion ac eitemau ffisegol ar amlder y cytunwyd arno.
- Adolygu'r polisi ar ôl digwyddiadau, newidiadau cytundebol, newidiadau cyfreithiol neu newidiadau prosesau materol.
Cyhoeddwyd ac adolygwyd gan Complete Lost Property Service ar 10 Awst 2026.
Cam cyntaf ymarferol
Tynnwch eiddo coll oddi ar lwyth gwaith eich tîm
Archebwch adolygiad byr, heb unrhyw rwymedigaeth, o'ch proses bresennol gyda CLPS.