Dosbarthu eitemau yn ôl risg
Gwahanwch eitemau cyffredin oddi wrth arian parod, pethau gwerthfawr, dogfennau adnabod, cardiau talu, allweddi, meddyginiaethau, eitemau peryglus a dyfeisiau cadw data.
Complete Lost Property Service
Canllaw cadw a gwaredu eiddo coll
Nid oes un cyfnod cadw unigol sy'n addas ar gyfer pob sefydliad, eitem ac awdurdodaeth. Dylai eich amserlen adlewyrchu'r gyfraith berthnasol, dyletswyddau sector, contractau, yswiriant, disgwyliadau perchennog ac angen gweithredol wedi'i ddogfennu.
Nid yw'r canllaw hwn yn gyngor cyfreithiol. Dylai sefydliadau sy’n gweithredu ar draws y Deyrnas Unedig ac Iwerddon gael adolygiad priodol ar gyfer pob awdurdodaeth a sector perthnasol.
Adeiladu amserlen gadw amddiffynadwy
Diffinio pwrpas cadw
Cofnodwch pam y cynhelir pob categori, pa gyfle adfer a fwriedir a pha ddigwyddiad sy'n dechrau'r cyfnod cadw.
Gwirio rhwymedigaethau allanol
Adolygu deddfwriaeth, canllawiau rheoleiddwyr, cyfarwyddiadau'r heddlu neu sector, telerau eiddo, contractau ac amodau yswiriant sy'n berthnasol i'r sefydliad a'r eitem.
Cadw eitem ar wahân i gadw cofnodion
Efallai y bydd angen gwahanol benderfyniadau cadw ar yr eitem ffisegol a'i data personol cysylltiedig. Dogfennwch y ddau a dilëwch gofnodion pan ddaw eu pwrpas i ben.
Meysydd amserlen a awgrymir
- Categori eitem ac enghreifftiau
- Perchennog cyfrifol a rheolydd storio cymeradwy
- Sbardun cadw a chyfnod cymeradwy
- Rhesymeg gyfreithiol, gytundebol neu weithredol
- Perchennog-cyswllt neu gamau adfer
- Awdurdod adolygu, ymestyn ac eithrio
- Dull gwaredu, rhoi, trosglwyddo neu ddinistrio
- Cyfnod cadw cofnodion cysylltiedig
Gwaredu dan reolaeth
- Cadarnhewch fod y cyfnod cymeradwy wedi dod i ben ac nad oes unrhyw hawliad byw, ymchwiliad, anghydfod neu ddaliad cyfreithiol yn berthnasol.
- Defnyddio llwybrau gwaredu awdurdodedig sy’n briodol i werth yr eitem, ei sensitifrwydd, ei diogelwch a’i effaith amgylcheddol.
- Diogelu data personol ar ddogfennau a dyfeisiau; peidiwch â rhoi neu ailwerthu eitemau sensitif heb broses lanweithdra gymeradwy.
- Cofnodwch yr awdurdodwr, dyddiad, dull, cyflenwr neu dderbynnydd ac unrhyw dystiolaeth dinistrio.
Cyfeirnodau diogelu data
Canllawiau cyfyngu storio GDPR y DU gan yr ICOEgwyddorion diogelu data gan Gomisiwn Diogelu Data Iwerddon
Cyhoeddwyd ac adolygwyd gan Complete Lost Property Service ar 10 Awst 2026.
Cam cyntaf ymarferol
Tynnwch eiddo coll oddi ar lwyth gwaith eich tîm
Archebwch adolygiad byr, heb unrhyw rwymedigaeth, o'ch proses bresennol gyda CLPS.